Adatkezelési és adatbiztonsági szabályzat
I. A szabályzat hatálya
Jelen szabályzat hatálya kiterjed Rolling-Trade Kft. vállalkozás teljes egészére és az általa foglalkoztatottakra (a továbbiakban: vállalkozás).
II. A szabályzat célja
A Szabályzat célja, hogy biztosítsa a személyes adatok alaptörvény szerinti védelmének érvényesülését, az információs önrendelkezés megvalósulását, továbbá, hogy a vállalkozás által kezelt személyes adatok tekintetében meghatározza az adatkezelés során irányadó adatvédelmi és adatbiztonsági szabályokat.
III. Irányadó jogszabályok
A vállalkozásnak az adatkezelése során az alábbi jogszabályokban foglalt előírásoknak megfelelően kell eljárnia, a jelen belső szabályzatban foglaltak szerint:
Az Európai Parlament és a Tanács (Eu) 2016/679 Rendelete (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet, a továbbiakban: GDPR) az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.) a polgári törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény (a továbbiakban: Ptk.) a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (a továbbiakban: Mt.)
IV. Az adatkezelés alapelvei
1. A vállalkozás az adatok kezelését jogszerűen és tisztességesen, valamint az érintett számára átlátható módon végzi (jogszerűség, tisztességes eljárás és átláthatóság).
2. A vállalkozás a személyes adatok gyűjtését csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból végzi, és azokat nem kezeli ezekkel a célokkal össze nem egyeztethető módon (célhoz kötöttség).
3. A vállalkozás az adatkezelést annak célja(i) szempontjából megfelelően és relevánsan, és a szükségesre korlátozva végzi (adattakarékosság). Ennek megfelelően a vállalkozás nem gyűjt és nem tárol több adatot, mint amennyi az adatkezelés céljának a megvalósulásához feltétlenül szükséges.
4. A vállalkozás adatkezelése pontos és naprakész. A vállalkozás minden ésszerű intézkedést megtesz annak érdekében, hogy az adatkezelés céljai szempontjából pontatlan személyes adatokat haladéktalanul törlésre vagy helyesbítésre kerüljenek (pontosság).
5. A vállalkozás a személyes adatokat olyan formában tárolja, amely az érintettek azonosítását csak a személyes adatok kezelése céljainak eléréséhez szükséges ideig teszi lehetővé, figyelemmel a vonatkozó jogszabályokban meghatározott tárolási kötelezettségre (korlátozott tárolhatóság).
6. A vállalkozás megfelelő technikai vagy szervezési intézkedések alkalmazásával biztosítja a személyes adatok megfelelő biztonságát, ideértve a személyes adatok jogosulatlan vagy jogellenes kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisítésével vagy károsodásával szembeni védelmet (integritás és bizalmas jelleg).
7. A vállalkozás felelős a fentiekben részletezett alapelveknek való megfelelésért, továbbá a vállalkozás igazolja ezen megfelelést (elszámoltathatóság). Ennek értelmében a vállalkozás gondoskodik a jelen belső szabályzatban foglaltak folyamatos érvényesüléséről, az adatkezelésének folyamatos felülvizsgálatáról és szükség esetén az adatkezelési eljárások módosításáról, kiegészítéséről. A vállalkozás a jogszabályi kötelezettségeknek való megfelelés igazolására dokumentációt készít.
VI. Adatkezelési jogalapok
1. A személyes adatok kezelése kizárólag akkor és annyiban jogszerű, amennyiben legalább a 13-18. pontban meghatározott jogalapok egyike teljesül:
2. Az érintett hozzájárulását adta személyes adatainak egy vagy több konkrét célból történő kezeléséhez (a továbbiakban: hozzájáruláson alapuló adatkezelés).
3. Az adatkezelés olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben az érintett az egyik fél, vagy az a szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges (a továbbiakban: szerződésen alapuló adatkezelés).
4. Az adatkezelés a vállalkozásra vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges (a továbbiakban: jogi kötelezettségen alapuló adatkezelés).
5. Az adatkezelés az érintett vagy egy másik természetes személy létfontosságú érdekeinek védelme miatt szükséges (a továbbiakban: létfontosságú érdeken alapuló adatkezelés).
6. Az adatkezelés közérdekű vagy a vállalkozásra ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlásának keretében végzett feladat végrehajtásához szükséges (a továbbiakban: közhatalmi jogosítványon alapuló adatkezelés).
7. Az adatkezelés a vállalkozás vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges, kivéve, ha ezen érdekekkel szemben elsőbbséget élveznek az érintett olyan érdekei vagy alapvető jogai és szabadságai, amelyek személyes adatok védelmét teszik szükségessé, különösen, ha az érintett gyermek (a továbbiakban: jogos érdeken alapuló adatkezelés).
8. A vállalkozás egy adott személyes adatkör kezelése vonatkozásában mindig csak egy jogalap alapján végzi az adatkezelést. Az adatkezelés jogalapja az adatkezelés során változhat.
VII. A vállalkozás által kezelt adatok köre
1. A vállalkozás a tevékenysége körében végzett adatkezelésre vonatkozó, a GDPR és a jogszabályok által előírt kötelezettségeknek megfelelő technikai és szervezési intézkedések megalkotása céljából adatvagyon leltárt készít.
2. A vállalkozás adatkezelési tevékenysége körébe az érintett pontok sorolhatók:
a) az érintettek: a vevő- szállító (partnerek), munkavállalók személyes adatai
b) az adatkezelés megnevezése és célja:
jogszabályi kötelezettségen alapuló hatósági tevékenység ellátása,
egyéb megbízáson alapuló kötelezettség ellátása,
munkahelyi adatkezelés
c) a kezelt adatok köre: név, személyes adatok, személyi iratok adatai, lakcím, telefonszám, e-mail cím, bankszámlaszám és a munkabér és megbízási díjakhoz kapcsolódó munkaügyi adatok
d) esetlegesen kezelt különleges adatok köre: egészségügyi adatok
e) az adatkezelés jogalapja: szerződés, jogszabály, jogos érdek
f) az adatkezelés időtartama: jogszabályokban meghatározott elévülés, pl.: számviteli törvény szerinti 8 év, TB jogszabályok 50 év
g) kik férhetnek hozzá a személyes adatokhoz a vállalkozás szervezetén belül: könyvelő, adminisztrációt végző munkatárs, számlázóprogram karbantartó, illetve jogszabály szerinti ellenőrző szervek
h) ki számára kerülhet az adat továbbításra: könyvelő, szerver üzemeltető, honlap üzemeltető
i) a vállalkozás által alkalmazott adatfeldolgozók lehetnek: könyvelő, szerver üzemeltető, honlap üzemeltető, számlázóprogram karbantartó
j) a foglalkoztatott adatfeldolgozó a személyes adatokat a vállalkozás belső adatkezelési szabályzata megismerése és annak betartásával kezeli.
3. A vállalkozás adatfeldolgozási tevékenységet nem végez.
VIII. Az érintett jogai és azok érvényesítése
1. A vállalkozás a GDPR rendelkezéseivel összhangban az alábbiakat biztosítja az érintettek számára. Tájékoztatáshoz való jog.
2. A tájékoztatáshoz való jog minden adatkezelési jogalap vonatkozásában megilleti az érintettet. A vállalkozás tömör, átlátható, érthető és könnyen hozzáférhető formában, világosan és közérthetően megfogalmazva nyújt tájékoztatást az érintettek számára.
3. Az információkat írásban vagy más módon – ideértve adott esetben az elektronikus utat is – kell megadni. Tájékoztatás az érintett kérésére
4. Az érintett kérésére tájékoztatás adása kötelező, feltéve, hogy más módon igazolták az érintett személyazonosságát. A vállalkozás indokolatlan késedelem nélkül, de mindenféleképpen a kérelem beérkezésétől számított 30 napon belül tájékoztatja az érintettet az egyéb érintetti jogokra vonatkozó érintetti kérelem nyomán hozott intézkedésekről. A tájékoztatást és intézkedést díjmentesen kell biztosítani. Ha az érintett kérelme egyértelműen megalapozatlan vagy – különösen ismétlődő jellege miatt – túlzó, úgy a vállalkozás, figyelemmel a kért információ vagy tájékoztatás nyújtásával vagy a kért intézkedés meghozatalával járó adminisztratív költségekre:
a) ésszerű összegű díjat számíthat fel, vagy
b) megtagadhatja a kérelem alapján történő intézkedést.
5. A kérelem egyértelműen megalapozatlan vagy túlzó jellegének bizonyítása a vállalkozást terheli. Kötelező tájékoztatás
6. Amennyiben a vállalkozás az adatokat közvetlenül az érintettől szerezte meg (ide értve különösen az ügyfeleket), úgy a vállalkozás mindenképpen tájékoztatást nyújt az alábbiakról:
a) a vállalkozás képviselőjének a kiléte és elérhetőségei;
b) az adatvédelmi tisztviselő elérhetőségei, ha van ilyen;
c) a személyes adatok tervezett kezelésének célja, valamint az adatkezelés jogalapja
d) a jogos érdeken alapuló adatkezelés esetén, a vállalkozás vagy harmadik fél jogos érdekei;
e) adott esetben a személyes adatok címzettjei
f) adott esetben annak ténye, hogy a vállalkozás harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére kívánja továbbítani a személyes adatokat,
7. A személyes adatok a vállalkozás a fentieken túl az érintetteket tájékoztatja az alábbiakról is:
a) a személyes adatok tárolásának időtartamáról
b) az érintett azon jogáról, hogy kérelmezheti a vállalkozástól a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, egyes jogalapokhoz tartozó adatkezelés esetében törlését vagy kezelésének korlátozását, és egyes jogalapokhoz tartozó adatkezelés esetében tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen, valamint az érintett adathordozhatósághoz való jogáról;
c) a hozzájáruláson alapuló adatkezelés bármely időpontban történő visszavonásához való jog, amely nem érinti a visszavonás előtt a hozzájárulás alapján végrehajtott adatkezelés jogszerűségét;
d) a felügyeleti hatósághoz (Nemzeti Adatvédelmi Hatóság, továbbiakban: Hatóság vagy NAIH) címzett panasz benyújtásának jogáról;
e) arról, hogy a személyes adat szolgáltatása jogszabályon vagy szerződéses kötelezettségen alapul vagy szerződés kötésének előfeltétele-e, valamint hogy az érintett köteles-e a személyes adatokat megadni, továbbá hogy milyen lehetséges következményekkel járhat az adatszolgáltatás elmaradása.
8. Ha a vállalkozás a személyes adatokon a gyűjtésük céljától eltérő célból további adatkezelést kíván végezni, a kötelező tájékoztatásnak következő módon tesz eleget: A vállalkozás „Adatkezelési tájékoztató” -t ad ki érintett részére. Hozzáférés joga
9. A hozzáférés joga minden adatkezelési jogalap vonatkozásában megilleti az érintettet.
10. Az érintett jogosult arra, hogy a vállalkozástól visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és a következő információkhoz hozzáférést kapjon:
a) az adatkezelés céljai;
b) az érintett személyes adatok kategóriái;
c) azon címzettek vagy címzettek kategóriái, akikkel, illetve amelyekkel a személyes adatokat a vállalkozás közölte vagy közölni fogja
d) adott esetben a személyes adatok tárolásának tervezett időtartama
e) az érintett azon joga, hogy kérelmezheti a vállalkozástól a rá vonatkozó személyes adatok helyesbítését, egyes jogalapokhoz kötött adatkezelés esetén ezen adatok törlését vagy kezelésének korlátozását, és egyes jogalapokhoz kötött adatkezelés esetén tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen;
f) a felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának joga;
g) ha az adatokat nem az érintettől gyűjtötték, a forrásukra vonatkozó minden elérhető információ;
h) az automatizált döntéshozatal ténye, ideértve a profilalkotást is, valamint legalább ezekben az esetekben az alkalmazott logikára és arra vonatkozó érthető információk, hogy az ilyen adatkezelés milyen jelentőséggel bír, és az érintettre nézve milyen várható következményekkel jár.
11. A vállalkozás az adatkezelés tárgyát képező személyes adatok másolatát az érintett rendelkezésére bocsátja. Helyesbítéshez való jog
12. A helyesbítéshez való jog minden adatkezelési jogalap vonatkozásában megilleti az érintettet.
13. A vállalkozás, az érintett erre irányuló kérelme esetén indokolatlan késedelem nélkül helyesbíti az érintettre vonatkozóan pontatlanul kezelt személyes adatokat. Az érintett jogosult arra, hogy kérje a hiányos személyes adatok – egyebek mellett kiegészítő nyilatkozat útján történő – kiegészítését. Törléshez (elfeledtetéshez) való jog
14. A törléshez (elfeledtetéshez) való jog nem illeti meg az érintettet automatikusan, minden jogalaphoz kapcsolódó adatkezelés vonatkozásában.
15. A vállalkozás indokolatlan késedelem nélkül törli az érintettre vonatkozó személyes adatokat, ha az alábbi indokok valamelyike fennáll:
a) a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtötték vagy más módon kezelték;
b) az érintett visszavonja az adatkezelés alapját képező hozzájárulását (hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén), és az adatkezelésnek nincs más jogalapja;
c) az érintett tiltakozik az adatkezelés ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre a 17.és 18. pontok szerint alkalmazott adatkezelés jogalapok esetében (közhatalmi jogosítványon alapuló vagy jogos érdeken alapuló adatkezelés)
d) a személyes adatok jogellenesen kerültek kezelésre;
e) a személyes adatokat a vállalkozásra alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell;
16. Az érintett törlési kérelmének a vállalkozás nem tesz eleget, amennyiben az adatkezelés szükséges a személyes adatok kezelését előíró, a vállalkozásra alkalmazandó jogszabályi kötelezettség teljesítéséhez.
17. Amennyiben a vállalkozáshoz törlési kérelem érkezik, a vállalkozás első lépésként megvizsgálja, hogy a törlési kérelem valóban a jogosulttól származik-e. Ennek érdekében a vállalkozás elkérheti az érintett és a vállalkozás között fennálló szerződés azonosítására szolgáló adatokat (például szerződésszám, szerződés kelte), az érintett számára a vállalkozás által kiállított irat azonosítószámát, az érintettről nyilvántartott személyazonosító adatok megadását (a vállalkozás azonban nem kérhet azonosításként olyan plusz adatot, amelyet az érintettről nem tart nyilván).
18. Amennyiben a vállalkozásnak eleget kell tennie a törlési kérelemnek, úgy köteles mindent megtenni annak érdekében, hogy a személyes adat az összes adatbázisból törlésre kerüljön.
19. A vállalkozás a törlésről jegyzőkönyvet vesz fel annak érdekében, hogy a törlés megtörténtét igazolni tudja. A jegyzőkönyvet a vállalkozás képviselője vagy az a személy(ek) írja(ák) alá, aki(k)nek erre a munkaköri leírása nyomán jogosultsága van. A törlési jegyzőkönyv tartalmazza:
a) az érintett nevét
b) a törölt személyes adattípust
c) a törlés időpontját.
20. A vállalkozás tájékoztatja a törlési kötelezettségről mindazokat, akik számára a személyes adat továbbításra került. Az adatkezelés korlátozáshoz való jog
21. A korlátozáshoz való jog minden adatkezelési jogalap vonatkozásában megilleti az érintettet.
22. A vállalkozás az érintett kérésére korlátozza az adatkezelést, ha az alábbiak valamelyike teljesül:
a) az érintett vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy az vállalkozás ellenőrizze a személyes adatok pontosságát;
b) az adatkezelés jogellenes, és az érintett ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását;
c) a vállalkozásnak már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez; vagy
f) az érintett a 17. és 18. pontok szerint alkalmazott adatkezelés jogalapok esetében (közhatalmi jogosítványon alapuló vagy jogos érdeken alapuló adatkezelés) tiltakozott az adatkezelés ellen; ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy a vállalkozás jogos indokai elsőbbséget élveznek-e az érintett jogos indokaival szemben.
23. Ha az adatkezelés az előző pont alapján korlátozás alá esik, az ilyen személyes adatokat a tárolás kivételével csak az érintett hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy jogainak védelme érdekében, vagy az Európai Unió, illetve valamely tagállam fontos közérdekéből lehet kezelni.
24. A vállalkozás tájékoztatja a kötelezettségről mindazokat, akik számára a személyes adat továbbításra került. Tiltakozás
25. A tiltakozás joga az érintettet a közhatalmi jogosítványon alapuló vagy jogos érdeken alapuló adatkezelés adatkezelési jogalapok esetében illeti meg.
26. A vállalkozás az érintett tiltakozás iránti kérelme esetén a személyes adatokat nem kezelheti tovább, kivéve, ha bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.
27. Ha a személyes adatok kezelése közvetlen üzletszerzés érdekében történik, az érintett jogosult arra, hogy bármikor tiltakozzon a rá vonatkozó személyes adatok e célból történő kezelése ellen.
28. Ha az érintett tiltakozik a személyes adatok közvetlen üzletszerzés érdekében történő kezelése ellen, akkor a személyes adatok a továbbiakban e célból nem kezelhetők. Adathordozhatósághoz való jog
29. Az adathordozhatósághoz való jog a hozzájáruláson vagy a szerződésen alapuló adatkezelés jogalap esetében illeti meg az érintettet, ha az adatkezelés automatizált módon történik.
30. A vállalkozás biztosítja, hogy érintett a rá vonatkozó, általa a vállalkozás számára rendelkezésére bocsátott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, továbbá, hogy ezeket az adatokat az érintett egy másik adatkezelőnek továbbítsa.
IX. Adatkezelési és adatfeldolgozói tevékenység
1. Az adatkezelési tevékenységek nyilvántartását a vállalkozás az elszámoltathatóság elvéből következően annak érdekében végzi, hogy az GDPR-nak való megfelelést nyomon tudja követni, és igazolni tudja.
2. A vállalkozás a felelősségébe tartozóan végzett adatkezelési tevékenységekről legalább az alábbi adatokat vezeti:
a) adattovábbítás nyilvántartása pl.: adatfeldolgozó részére, marketing célú
b) érintetti jogok érvényesítése iránti kérelmek, adatkezelés megszüntetése iránti kérelmek nyilvántartása és az arra a vállalkozás által adott válaszok nyilvántartása
c) hatósági megkeresések és az arra a vállalkozás által adott válaszok nyilvántartása
d) munkaviszonnyal összefüggő személyes adatok kezelésének nyilvántartása
e) adatvédelmi incidensek nyilvántartása.
3. A vállalkozás a felelősségébe tartozóan adatkezelési tevékenységével kapcsolatosan az alábbi adatok merülnek fel:
a) a vállalkozás neve, képviselője és elérhetősége;
b) az adatkezelés céljai;
c) az érintettek kategóriáinak, valamint a személyes adatok kategóriáinak ismertetése;
d) olyan címzettek kategóriái, akikkel a személyes adatokat közlik vagy közölni fogják;
e) a különböző adatkategóriák törlésére előirányzott határidők;
4. A vállalkozás adatfeldolgozói tevékenységet nem végez.
5. A nyilvántartásokat a vállalkozás írásban vezeti, papír alapon vagy elektronikus formátumban.
X. Adatbiztonsági rendelkezések
1. A vállalkozás a tudomány és technológia állása és a megvalósítás költségei, továbbá az adatkezelés jellege, hatóköre, körülményei és céljai, valamint a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett, változó valószínűségű és súlyosságú kockázat figyelembevételével megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket hajt végre annak érdekében, hogy a kockázat mértékének megfelelő szintű adatbiztonságot garantálja. Előzőek értelmében a vállalkozás köteles garantálni az általa kezelt adatok bizalmasságát, sérthetetlenségét és rendelkezésre állását. A megfelelő szintű adatbiztonsági intézkedések meghatározása érdekében a vállalkozás a kezelésében lévő minden egyes adatállományt a védelmi igény szempontjából értékel, és biztonsági fokozatba sorol.
2. Az egyes adatkezelések biztonsági fokozatának megállapításához elemezni kell:
a) a kezelt személyes adatok jogosulatlan megismerésével, megváltoztatásával, törlésével, a hardver- és szoftvereszközök megrongálásával járó kockázatot és a várható kárt;
b) azt, hogy helyreállítható-e a sérült adatállomány, valamint az esetleges helyreállítás ráfordításait, a személyes adatok reprodukálásához szükséges adatforrások rendelkezésre állását, a manuális háttérnyilvántartásból az elveszített adatok pótlásának lehetőségét;
c) azt, hogy a kezelt személyes adatok jellegére tekintettel indokolt-e megkülönböztetett biztonsági előírásokat alkalmazni;
d) az adatbiztonságot veszélyeztető más kockázati elemeket;
3. Az adatkezelés biztonsága megvalósítása érdekében a vállalkozás fizikai, logikai és adminisztratív kontrollokat alkalmaz együttesen.
4. A vállalkozás legalább az alábbi fizikai kontrollokat alkalmazza:
a) a vállalkozás a jogosulatlan személyek belépésének kiszűrésére alkalmas beléptetési rendszer működtetésével biztosítja, hogy épületébe/irodájába jogosulatlan személyek ne léphessenek. Ezt a helységek kulccsal való zárásával biztosítja,
b) a vállalkozás az általa mind elektronikusan, mind pedig papír alapon kezelt adatokhoz való jogosulatlan hozzáférés elkerülése érdekében biztosítja, hogy a kezelt adatokhoz fizikailag ne férhessen hozzá arra jogosulatlan személy. Ezt a helységek kulccsal való zárásával és a számítógép jelszóval védelmével biztosítja.
5. A vállalkozás legalább az alábbi logikai kontrollokat alkalmazza:
a) a vállalkozás biztosítja, hogy az általa kezelt adatokhoz kizárólag az arra megfelelő jogosultsággal rendelkezők férjenek. Ezt a belső számítógépre vagy a számítógépes hálózatba való belépés felhasználó névhez és jelszóhoz kötésével biztosítja.
6. A vállalkozás legalább az alábbi adminisztratív kontrollokat alkalmazza:
a) a vállalkozás biztosítja, hogy a személyes adatokhoz való esetleges hozzáférés dokumentációkban nyomon követhető legyen. Ezt egyedi riasztó kód nyilvántartással biztosítja.
b) a vállalkozás biztosítja olyan iratkezelési eljárásrend kialakítását, hogy a hozzá tévesen beérkező személyes adatokat tartalmazó iratok a lehető leghamarabb kiszűrésre kerüljenek és azokat csak a lehető legszűkebb személyi kör ismerje meg. Ezt az ügyvezetés általi személyes postabontás biztosítja.
XI. Adatvédelmi incidensek kezelése
1. Az adatvédelmi incidens megfelelő és kellő idejű intézkedés hiányában fizikai, vagyoni vagy nem vagyoni károkat okozhat a természetes személyeknek, többek között a személyes adataik feletti rendelkezés elvesztését vagy a jogaik korlátozását, a hátrányos megkülönböztetést, a személyazonosság-lopást vagy a személyazonossággal való visszaélést, a pénzügyi veszteséget, a jó hírnév sérelmét, a szakmai titoktartási kötelezettség által védett személyes adatok bizalmas jellegének sérülését, illetve a szóban forgó természetes személyeket sújtó egyéb jelentős gazdasági vagy szociális hátrányt.
2. Az adatvédelmi incidenst a vállalkozás indokolatlan késedelem nélkül, és ha lehetséges, legkésőbb 72 órával azután, hogy az adatvédelmi incidens a tudomására jutott, bejelenti a hatóságnak.
3. Az adatvédelmi incidenst nem kell a hatóságnak bejelenteni, ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően nem jár kockázattal a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve.
4. Amennyiben a bejelentés nem történik meg 72 órán belül, mellékelni kell hozzá a késedelem igazolására szolgáló indokokat is.
5. Amennyiben az adatvédelmi incidens hatóság számára történő bejelentése szükséges, úgy a bejelentésben:
a) ismertetni kell az adatvédelmi incidens jellegét, beleértve – ha lehetséges – az érintettek kategóriáit és hozzávetőleges számát, valamint az incidenssel érintett adatok kategóriáit és hozzávetőleges számát;
b) közölni kell az adatvédelmi tisztviselő vagy a további tájékoztatást nyújtó egyéb kapcsolattartó nevét és elérhetőségeit;
c) ismertetni kell az adatvédelmi incidensből eredő, valószínűsíthető következményeket;
d) ismertetni kell a vállalkozás által az adatvédelmi incidens orvoslására tett vagy tervezett intézkedéseket, beleértve adott esetben az adatvédelmi incidensből eredő esetleges hátrányos következmények enyhítését célzó intézkedéseket.
6. Ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve, a vállalkozás indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatja az érintettet az adatvédelmi incidensről. A tájékoztatásban az érintettel világosan és közérthetően ismertetni kell az adatvédelmi incidens jellegét, és közölni kell:
a) az adatvédelmi tisztviselő vagy a további tájékoztatást nyújtó egyéb kapcsolattartó nevét és elérhetőségeit;
b) ismertetni kell az adatvédelmi incidensből eredő, valószínűsíthető következményeket;
c) ismertetni kell a vállalkozás által az adatvédelmi incidens orvoslására tett vagy tervezett intézkedéseket, beleértve adott esetben az adatvédelmi incidensből eredő esetleges hátrányos következmények enyhítését célzó intézkedéseket.
7. A vállalkozás adatfeldolgozási tevékenysége körében a nála bekövetkezett adatvédelmi incidensről haladéktalanul tájékoztatja az adatkezelőt, akinek a számára az adatfeldolgozási tevékenységet végzi.
8. A vállalkozás által alkalmazott adatfeldolgozóval kötött szerződésben ki kell kötni, hogy az adatfeldolgozó köteles a nála bekövetkezett adatvédelmi incidenst haladéktalanul bejelenteni a vállalkozásnak.
XII. Ügyfél adatok kezelése
A vállalkozás hatósági tevékenysége teljesítése keretében a vállalkozás számára hozzáférhetővé váló személyes adatok (például a szerződésben szereplő kapcsolattartó adatai vagy szükségesnek ítélt egyéb személyes adatok kezelésének jogalapja a vállalkozás jogos érdekén alapul. A GDPR rendelkezéseinek megfelelően ez esetben szükséges érdekmérlegelést végezni, mely alapján az adatkezelő megállapítja, a jogos érdek jogalapját, a kezelendő személyes adatokat, az adatkezelés célját, és a vállalkozás általa gyűjtött személyes adatok megfelelő védelme érdekében tett intézkedéseket.
XIII. Munkaviszonnyal összefüggő adatkezelések
1. A vállalkozás a munkavállalók adatait a Mt. vonatkozó rendelkezései alapján kezeli és az Mt-ben meghatározott módon tájékoztatja, a GDPR-ban foglalt adatkezelési alapelvek betartása mellett. Ezek részletesen a VII. A vagyonleltárat taglaló részben kerültek felsorolásra.
2. A vállalkozás a munkavállalóknak tájékoztatást ad az általa igénybe vett adatfeldolgozókkal kapcsolatban azok kilétéről és a számukra továbbított adatok köréről.
3. A munkaviszonyban történő adatkezelés során jellemzően az alábbi jogalapok merülhetnek fel:
a) szerződésen alapuló
b) jogi kötelezettségen alapuló
c) jogos érdeken alapuló
4. A vállalkozás az alábbi érdekmérlegelésit végzi el:
Mi a vállalkozás jogos érdeke, kik az érintettek és milyen jogai sérülnek, milyen intézkedéseket, garanciákat alkalmaz a vállalkozás az így gyűjtött személyes adatok megfelelő védelme érdekében.
XIV. Az adatfeldolgozó igénybevételére vonatkozó rendelkezések
1. A vállalkozás nevében adatfeldolgozó végzi a könyvelést, a szerver szolgáltatást és a honlap üzemeltetést. A vállalkozás az érintettek részére kiadandó tájékoztatóban részletezi az általa megbízott adatfeldolgozó adatait és elérhetőségét.
2. A vállalkozás kizárólag olyan adatfeldolgozókat vehet igénybe, akik vagy amelyek megfelelő garanciákat nyújtanak az adatkezelés GDPR követelményeinek való megfelelését és az érintettek jogainak védelmét biztosító, megfelelő technikai és szervezési intézkedések végrehajtására.
3. Az adatfeldolgozó által végzett adatkezelés vonatkozásában a vállalkozás és az adatfeldolgozó szerződést kötnek. Ezen szerződés az adatkezelés tárgyát, időtartamát, jellegét és célját, a személyes adatok típusát, az érintettek kategóriáit, valamint a vállalkozás kötelezettségeit és jogait határozza meg.
4. Az előző pont szerinti szerződés különösen előírja, hogy az adatfeldolgozó:
a) a személyes adatokat kizárólag a vállalkozás írásbeli utasításai alapján kezeli,
b) biztosítja azt, hogy a személyes adatok kezelésére feljogosított személyek titoktartási kötelezettséget vállalnak vagy jogszabályon alapuló megfelelő titoktartási kötelezettség alatt állnak;
c) alkalmazza a legalább a vállalkozás által előírt szintű adatbiztonsági intézkedéseket;
d) tiszteletben tartja a további adatfeldolgozó igénybevételére vonatkozóan fentebb említett feltételeket;
e) az adatkezelés jellegének figyelembevételével megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel a lehetséges mértékben segíti a vállalkozást abban, hogy teljesíteni tudja kötelezettségét az érintett jogainak gyakorlásához kapcsolódó kérelmek megválaszolása tekintetében;
f) segíti a vállalkozást az adatvédelmi incidens szerinti kötelezettségek teljesítésében, figyelembe véve az adatkezelés jellegét és az adatfeldolgozó rendelkezésére álló információkat;
g) vállalja, hogy a nála bekövetkező adatvédelmi incidens esetén haladéktalanul tájékoztatja erről a vállalkozást;
h) az adatkezelési szolgáltatás nyújtásának befejezését követően a vállalkozás döntése alapján minden személyes adatot töröl vagy visszajuttat a vállalkozásnak, és törli a meglévő másolatokat, kivéve, ha az uniós vagy a tagállami jog a személyes adatok tárolását írja elő.
5. Az adatfeldolgozó és a nála személyes adatokhoz hozzáféréssel rendelkező személy ezeket az adatokat kizárólag a vállalkozás utasításának megfelelően kezelheti.
A jelen szabályzat 2018. május 25-én lép hatályba.
Budapest, 2018. május 25.
Ellenőrizte és jóváhagyta: Bartha János, ügyvezető